데이터 과학자의 시간 관리 방법(Rize 앱)
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- 시간 관리를 어떻게 하고 계신가요? 시간 관리는 어떤 사람이여도 알고 있으면 좋은 내용 중 하나입니다
- 학생, 사회초년생, 팀장 등 각자의 상황에 맞는 시간 관리 방법이 필요하고, 저도 여러 시행 착오를 겪으면서 저만의 시간 방법을 찾고 있어요
- 인스타그램에 시간 관리에 대해 글을 공유했는데, 요즘은 어떻게 시간 관리를 하는지 물어보시는 분들이 계셔서 글을 작성해요.
- 이 글에서는 제가 시간 관리를 어떻게 했는지에 대한 내용을 작성했습니다
- 최초엔 스프레드시트 기반으로 시간의 효율성을 측정했는데, 요즘은 Rize라는 생산성 앱을 사용해서 시간을 측정하고 있어요
시간 관리
- 살다보면 한번 쯤 생각해보는 주제 : 시간 관리
- 어떻게 해야 더 시간을 효율적으로 사용할 수 있을까?란 질문을 하게 됨
- 제한된 시간 내에 해야하는 일이 많은 경우 특히 시간 관리의 중요성에 대해 생각하게 되며, 시간 관리 방법에 대해 검색하곤 함
- 시간 관리 방법을 찾아보면 나오는 찾아보고 나오는 내용
- To Do를 만들어라(Must To Do 만들기)
- 목표를 확실히 잡고, 그 목표에만 집중해라
- 중요한 일 위주로 진행하기
- 뽀모도로를 사용해 시간을 쪼개서 활용하자
- 하지만 위 내용을 봐도 Action Item이 구체적으로 나오지 않았음
- 시간 관리를 “잘” 한다는 것의 정의는 무엇일까?
- 내가 만족하면 되는건가?
- 데이터 과학자답게 지표로 정의하면 무엇일까?라는 질문을 던짐
- 간단하게 정의하면 생산성이라는 것이 개선되면, 시간 관리를 잘한다고 정의할 수 있을 것
- 생산성 = 얼마나 집중해서 일을 하는가?
- 여기서 떠오른 생각 : “내가 시간을 어떻게 사용하고 있는가?”를 알아야겠다는 생각했음(내 시간 사용 데이터를 저장하자)
- 피터 드러커님의 말씀 : “측정할 수 없다면 관리할 수 없고, 관리할 수 없으면 개선시킬 수도 없다”
- 측정하지 않고 어떻게 시간을 잘 쓰고 있는지 알 수 있을까? 결국 측정을 하지 않았다는 것을 깨닫고 시간에 대한 기록을 시작
스프레드시트 기반 측정
스프레드시트에서 집중력, 환경 측정
- 시간을 사용하고 있는 패턴을 기록하기 위해 위와 같은 스프레드시트를 만들어서 기록함
- 일자별, 시간대별로 어떤 업무를 했는지, 업무의 테마와 상세한 내용, 업무 중요도, 작업 환경(이어폰, 제로콜라, 일어서서 일을 했다 등), 집중력, 메모로 기록했음
- 실시간으로 기록하지 않고, 퇴근 전에 몰아서 또는 점심 시간 전에 집중력이 어떠했는지 기록했음. 주관적인 부분도 존재하지만 비슷하게 기록하려고 노력함
- 2017년에 이 방식으로 시간을 어떻게 사용하고 있는지 파악했음(이미지의 일자는 예시를 위해 임의로 23년을 예로 들었음)
- 약 2주 정도 기록을 하니 패턴이 발견되었음
- 일종의 데이터 분석을 했는데, 집중력이 “상”일 때 어떤 특징이 있나 확인했음
제가 집중력이 “상”일 때
- 제로 콜라를 마시고 일어서서 할 때 집중이 높음
- 오전보단 오후에 집중력이 높음
- 마감이 직전일 때 집중력이 높음
- 몰입하고 싶은 즐거운 업무(데이터 분석)일 때 집중력이 높음
- 갑자기 해야 하는 일이 들어오는 경우 집중력이 낮아짐
- 참고로 위 내용이 인과 관계라는 의미는 아님. 기록한 데이터에 대한 단순한 GROUP BY
깨달음 & Action Item
- 시간 관리를 해야겠다고 다짐할 땐 집중력 “상”이 적을 것이라 생각했는데, 막상 기록해서 보니 집중력 “상”이 꽤 많았음. 단지 인지하지 못했을 뿐이였음(인지 편향)
- 단, 너무 상이 많은 것이 아닐지(집중력 중을 상으로 판단해야 했던 것이 아닐까 등)도 생각해보며 점점 데이터의 퀄리티를 높임
- 집중력이 “상”이고 싶을 땐, 집중력 “상”일 때의 상황을 의도적으로 만들어서 집중력이 높아지는지 확인해봄
- 집중할 때의 Status를 정의하고 그 환경을 만들고 실행하니 집중력이 더 높아짐
- 이와 비슷하게 특정 카페에서 일을 하거나 특정 업무를 하기 전에 진행하는 의식(?)이 있으면 더 잘하는 것을 느낌
이슈
- 처음엔 기록하는 것이 좋았으나, 지속성이 어려움
- 지속성이 어려워서 필요할 때마다 2주 단위로 진행하는 식으로 파악
- 회사를 다니는 시기엔 일을 해야만 하는 것들이 많아서 크게 이슈가 되지 않았으나, 퇴사 후 혼자 일을 하면서 시간 관리를 더 잘 진행해야 하는 상황이 생김
- 비슷하게 스프레드시트에 기록했으나, 일할 시간도 부족한데 이런 내용을 기입하는 시간마저 아쉬운 생각이 들었음
- 자동으로 집중력을 측정해주는 것은 없을까?
- 데이터를 자동으로 기록하는 것을 찾아보자
- 데이터 로그 설계처럼 하면 좋지만 이왕이면 자동화가 되면 더 좋겠다란 생각이 들었음
- 시간 관리 SaaS를 많이 사용하며 어떤 것이 맞는지 확인함
Rize 소개
- Time Tracking SaaS로 검색하면 여러가지 제품이 나오는데, 많이 사용해보고 Rize라는 제품을 선택
- Rize는 제가 필요로 한 Time Tracking 기능이 모두 존재했음
- 컴퓨터에서만 사용할 예정
- 자동으로 데이터 수집
- 적당한 커스터마이징(유튜브를 상황에 따라선 학습으로 쓸 수도 있고, 때론 휴식용으로 쓸 수 있음)
- 방해되는 앱을 킬 경우 알람
- 회고를 하기 위한 데이터 정리
- 사용해보고 너무 좋아 주변 지인들에게 추천하고 있는 도구
- Rize가 집중하는 3가지 주요 미션
- 1) 시간을 효율적으로 사용할 수 있게 한다
- 2) 집중력을 향상시킨다
- 3) 재충전을 위한 업무 습관을 형성한다
Rize 가격
- 연간 구독을 할 경우 월 9.99달러
- Rize 초대 링크를 통할 경우, 첫 3개월은 25% 할인을 받을 수 있으며, 앱을 설치한 후 레퍼럴 코드에 “D64DE7”를 명시하면 첫 달 무료로 사용할 수 있음
- Referral code : D64DE7
- 첫 3개월 25% 혜택은 제가 공유드린 링크를 통해 다운로드해야 가능해요
- RIZE 앱을 설치하고, 온보딩 후 크롬을 사용한다면 크롬 Extension을 설치하면 더 자세한 데이터를 확인할 수 있음
이런 분이라면 Rize 사용을 생각해보세요
- 1) 시간 관리를 데이터 기반으로 진행하고 싶은 분
- 2) 개인 사업자, 대표 등 시간 관리가 매우 필요하다고 생각하는 분
- 3) 자신의 생산성을 더 개선시키고 싶으신 분
Rize 화면 소개
- (1) : 당일의 위젯. 이 글을 작성하는 23년 12월 2일의 Work Hour는 3시간 55분
- (2) : 제일 핵심인 부분. Rize를 사용하며 많이 볼 부분으로 시간대별로 어떤 Activity를 했는지, 어떤 Project인지, 어떤 Sessions인지, 연동한 구글 캘린더 정보를 보여줌
- (3) : 해당 일자(2023-11-24)의 Daily Summary를 알려줌. 하루에 얼마나 일했으며, 얼마나 Focus하고 미팅을 얼마나 했는지, 어떤 카테고리를 많이 사용했는지를 확인할 수 있음
- (4) : 앱을 사용하는 이 순간 Tracking 여부. 우측엔 음악을 재생할 수 있는 기능이 있음(로파이, 재즈 등)
Activity
- Activity는 Rize가 자동으로 수집하는 데이터를 기반으로 자동으로 카테고리를 나눈 것
- 마우스 오버를 할 경우 대략적인 데이터를 확인할 수 있음
- 해당 시간대를 클릭하고 View Details를 확인하면 자세한 데이터를 확인할 수 있음
- 해당 시간에 어떤 것을 많이 사용했는지, 그리고 그것의 분류를 알려줌
- 유튜브를 통해 학습을 했기에 Study로 카테고리화가 됨
- 만약 잘못 카테고리가 되었다고 판단하면 직접 카테고리를 수집할 수 있음(이를 Tracking Rule이라 부르는데 설정에서 자신의 스타일대로 수정할 수 있음)
- 예를 들어 Amplitude여도 URL의 분기에 따라 Data QA라고 만들 수도 있고, Data Analytics로도 할 수도 있음. 카테고리를 자신이 생성할 수도 있음
- 카테고리 탭에 가면 하루에 어떤 것을 했는지 확인할 수 있으며, Activity Log를 클릭하면 어떤 것을 했는지 로그를 확인할 수 있음
Projects
- 어떤 프로젝트를 하고 있는지 작성하고, 이 프로젝트를 진행한 시간을 확인할 수 있음
- 나중에 수동으로 프로젝트를 적용할 수도 있으며, Session에서 Focus 할 때 어떤 프로젝트를 한다는 것을 명시할 수도 있음
- 프로젝트 이름의 … -> View를 클릭하면 Week, Month, Year 별로 이 프로젝트를 할 때 어떤 카테고리, 어떤 앱/웹을 사용했는지 알 수 있음
- 주당 이 프로젝트를 몇 시간 해야한다 등을 측정할 수도 있으며, 클라이언트 할당을 해서 나중에 클라이언트에게 시간당 금액을 청구할 때도 사용할 수 있을 것
Sessions
- Session은 Focus, Meeting, Break 3가지로 설정할 수 있음
- Focus : 집중, Meeting : 미팅/회의, Break : 휴식
- 이 3가지를 유저가 직접(Manual) 실행할 수도 있고, Rize가 자동으로 Focus라고 판단하기도 함
- 구글 캘린더를 연동해서 특정 키워드가 있을 때 Focus, Break로 설정할 수도 있으며 미팅이 있을 경우에도 자동으로 미팅으로 기록해줌
- Focus엔 세션의 퀄리티 점수와 집중한 시간이 나오며, 방해한 작업이 무엇인지도 알려줌(해당 시간엔 슬랙과 카카오톡)
Calendar
- 구글 캘린더를 연동할 수 있음
- 구글 캘린더에 미팅이나 할 일을 기록하고 그 내용을 토대로 Session이 기록되도록 하는 방식으로 활용하며, Rize 앱에선 캘린더 정보를 볼 수만 있으며 수정이나 삭제는 불가능함(저는 삭제나 수정은 구글 캘린더에서 진행)
Rize 핵심 기능
1) 활동 추적
- 현재 Active 되어있는 창의 정보를 받아와서 시간대별로 무엇을 했는지 기록함
- 이 부분은 스프레드시트에서 시간대별로 직접 데이터를 수기 입력했던 것을 자동화한 부분
- 설정 - Tracking Rules로 이동하면 특정 앱, 웹을 카테고리로 나눌 수 있으며 URL이나 App의 이름을 기준으로 카테고리를 설정할 수 있음
- 구글 캘린더의 제목이나 정보에
#rize-focus
,#rize-meeting
,#rize-break
를 기입하면 자동으로 Session을 생성함
2) Timer - Focus
- Timer로 이동하면 유저가 직접 Focus, Break, Meeting으로 설정할 수 있음
- 단축키도 있어서 Timer로 진입하지 않아도 바로 실행할 수 있음
- 프로젝트 설명, Duration(시간), 음악, 카테고리를 설정할 수 있음
- 실행한 후 남은 시간을 알려줌
3) 음악 재생
- 2가지로 백그라운드 음악을 실행할 수 있음
- Focus Session을 실행할 때
- 프로그램 하단에서 실행
- 23년 12월 기준 Spotify 연동을 계획 중에 있음
4) 프로젝트 할당
- 프로젝트를 생성해서 프로젝트마다 시간을 얼마나 사용했는지 확인할 수 있음
- 동시에 프로젝트 여러개를 진행하고 있다면 세부적으로 나누면 유용함
- 프로젝트 하위에 Task도 존재
5) 불필요한 일 알람
- Focus 모드일 때 불필요한 일이라고 판단하는 것은 Alert 메세지를 주며 집중하라고 권함
- 이 알람도 설정에서 커스텀하게 수정할 수 있음
6) 목표 설정
- 목표 탭에 들어가면 목표를 설정할 수 있음
- 매일 미팅을 2시간 이하로 한다거나 매일 2시간 이상 Focus를 한다거나 등 여러가지를 설정하고 확인할 수 있음
- 위와 같은 Goal Template이 존재하며 아직 Goal에 대해선 자유도가 높진 않음
7) 메일로 레포트 제공(Daily, Weekly)
- Rize를 사용하면 Daily Report, Weekly Report를 전송해주는데 이 기능이 정말 유용
- 이정도로 자동화가 되어있다면 고객이 좋은 가치를 느끼겠다라고 생각함
- Weekly PDF를 자주 보는데, 일부만 공유
Rize를 사용하는 흐름
- 컴퓨터를 킬 때 항상 Rize 실행
- 게임하거나 다른 일을 해도 그냥 기록함. 컴퓨터하는 시간 전체를 기록하고 싶기 때문
- 까먹지 말아야 하는 일정은 구글 캘린더에 추가
핵심 단축키 숙지
- 스타크래프트를 할 때 단축키를 열심히 외웠는데(?) 이것처럼 단축키를 숙지해서 빠르게 컨트롤
- Global Keyboard Shortcut 설정
- Rize 앱을 빠르게 실행할 수 있는 단축키
- Rize -> Device Setting -> Customize Global Keyboard Shortcut
- 저는
command + '
로 글로벌 키 변경함(Mac에서 ; 우측에 있는 키) command + '
로 Rize 실행한 후- Tracking이 꺼져있으면
command + p
를 누르고 - Focus를 하고 싶으면
command + f
를 누름. 쉬고 싶으면command + b
- 자세한 설정을 하지 않고 바로 Focus를 하고 싶으면
command + shift + f
- 윈도우는 command = ctrl
- Tracking이 꺼져있으면
시간 관리 회고
- Weekly Report를 받아본 후, 어떤 것을 개선해야 할까에 대해 시간 관리 회고를 짧게라도 진행함
- 이번 주엔 얼마나 집중했고, 다음 주는 어떻게 하고 싶은가?
- 어떻게 더 잘 진행하고 싶은가?
- 이걸 위해 무슨 Action을 해야할까?
- 시간의 패턴이 있는가? 데이터 분석 진행
- 시간 관리 원칙 만들기 : 나만의 시간 관리 원칙이 생기고 있을텐데, 회고를 하며 그 원칙을 명시적으로 업데이트함
제 시간 관리 원칙 일부
- 시간 관리 원칙 일부만 공유하면
- 1) 하루에 1시간의 여유 시간 확보
- 내가 예상한 일이 예상처럼 되는 일이 없을 수 있기에 여유 시간을 확보
- 만약 예상한 일을 모두 다 진행했으면 그 시간은 자유 시간으로 활용하거나 휴식을 취함
- 2) 1주일에 약속은 최대 3개
- 업무를 할 시간이 부족하면 왜 그런가 생각해보기
- 제 경우 약속이 너무 많은 경우 집중이 어려웠음. 그렇기에 1주일에 외부 약속은 최대 3개 정도를 설정하려고 노력함(시기에 따라 다를 수 있음)
- 업무 미팅은 제외한 친구를 만나거나 커피챗하는 약속이 이 원칙을 따름
- 3) 단, 점심 약속은 환영
- 하루를 늦게 시작하는 것을 방지하기 위해 점심 약속은 환영
- 12시에 점심을 먹기 위해 나가는 경우 하루를 더 잘 사용하는 패턴을 발견했음
- 4) 운동하는 시간은 절대 포기할 수 없는 시간
- 운동할 시간을 빼는 것보단, 운동을 꼭 진행할 수 있도록 시간 확보
- 5) 늦어도 2시엔 취침, 9시 20분엔 기상
- 꾸준한 습관을 유지하기 위해 취침, 기상 시간을 관리하기
- 막연하게 오래 자는 것은 방지하기
- 6) 동시에 진행하는 프로젝트는 최대 3개
- 동시에 진행하는 프로젝트가 많아질 경우 시간 관리가 되지 않고 프로젝트에 끌려다닐 수 있음
- 이런 경우를 방지하기 위해 프로젝트의 수를 조절하려고 함
- 7) 연속 3개의 미팅을 진행하면 잠깐 쉬기
- 미팅을 3개 연속하면 에너지 레벨이 낮아져서 그 다음에 어떤 일을 해도 효율이 낮음. 이를 방지하기 위해 의도적으로 휴식을 넣어두기
- 8) 나의 가치는 생산성으로 측정할 수 없다
- 자신의 가치를 생산성, 효율성으로 판단하는 경우가 있는데, 이 지표가 높아야 나의 가치가 높은 것은 아님
- 자신이 감당할 수 있는 상황에서 최선의 생산성을 내는 것이 핵심이며 의도적으로 쉬는 시간(휴식 및 충전)을 배치하는 것을 추천
- 중요한 것은 내가 잘 살면서 시간을 컨트롤하는 것
마무리
- 사람마다 자신의 시간 관리 방법이 존재할 것
- 이 글은 데이터 과학자 입장에서 데이터 기반으로 시간 관리를 어떻게 했는지를 작성한 글
- 여러분들의 방법을 찾아보고, 이런 방법도 있구나 정도로 이해해도 좋음
- 생산성 SaaS를 활용해서 자신의 생산성을 개선하는 시도를 해보시는 것도 추천
- Rize 초대 링크를 사용할 경우, 첫 3개월은 25% 할인. 앱을 설치한 후 레퍼럴 코드에 “D64DE7”를 명시하면 첫 달 무료로 사용할 수 있음
- 저는 Rize Amabassador 프로그램에 참여하고 있으며, 이 글을 경유해 Rize에 가입하시면 수익의 일부를 얻게 되어있습니다
- 시간 관리 원칙은 꼭 만들어보는 것을 추천
참고 자료
글 작성하는데 걸린 시간 : 3시간 3분
카일스쿨 유튜브 채널을 만들었습니다. 데이터 분석, 커리어에 대한 내용을 공유드릴 예정입니다.
PM을 위한 데이터 리터러시 강의를 만들었습니다. 문제 정의, 지표, 실험 설계, 문화 만들기, 로그 설계, 회고 등을 담은 강의입니다
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