데이터 과학자의 시간 관리 방법(Rize 앱)

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  • 시간 관리를 어떻게 하고 계신가요? 시간 관리는 어떤 사람이여도 알고 있으면 좋은 내용 중 하나입니다
    • 학생, 사회초년생, 팀장 등 각자의 상황에 맞는 시간 관리 방법이 필요하고, 저도 여러 시행 착오를 겪으면서 저만의 시간 방법을 찾고 있어요
    • 인스타그램에 올린 내용 이후에 어떻게 사용하는 분들이 계셔서 글을 작성해요.
  • 이 글에서는 제가 시간 관리를 어떻게 했는지에 대한 내용을 작성했습니다
    • 최초엔 스프레드시트 기반으로 시간의 효율성을 측정했는데, 요즘은 Rize라는 생산성 앱을 사용해서 시간을 측정하고 있어요

시간 관리

  • 살다보면 한번 쯤 생각해보는 주제 : 시간 관리
    • 어떻게 해야 더 시간을 효율적으로 사용할 수 있을까?란 질문을 하게 됨
    • 제한된 시간 내에 해야하는 일이 많은 경우 특히 시간 관리의 중요성에 대해 생각하게 되며, 시간 관리 방법에 대해 검색하곤 함
  • 시간 관리 방법을 찾아보면 나오는 찾아보고 나오는 내용
    • To Do를 만들어라(Must To Do 만들기)
    • 목표를 확실히 잡고, 그 목표에만 집중해라
    • 중요한 일 위주로 진행하기
    • 뽀모도로를 사용해 시간을 쪼개서 활용하자
  • 하지만 위 내용을 봐도 Action Item이 구체적으로 나오지 않았음
    • 시간 관리를 “잘” 한다는 것의 정의는 무엇일까?
    • 내가 만족하면 되는건가?
    • 데이터 과학자답게 지표로 정의하면 무엇일까?라는 질문을 던짐
      • 간단하게 정의하면 생산성이라는 것이 개선되면, 시간 관리를 잘한다고 정의할 수 있을 것
      • 생산성 = 얼마나 집중해서 일을 하는가?
  • 여기서 떠오른 생각 : “내가 시간을 어떻게 사용하고 있는가?”를 알아야겠다는 생각했음(내 시간 사용 데이터를 저장하자)
    • 피터 드러커님의 말씀 : “측정할 수 없다면 관리할 수 없고, 관리할 수 없으면 개선시킬 수도 없다”
  • 측정하지 않고 어떻게 시간을 잘 쓰고 있는지 알 수 있을까? 결국 측정을 하지 않았다는 것을 깨닫고 시간에 대한 기록을 시작



스프레드시트 기반 측정

스프레드시트에서 집중력, 환경 측정

  • 시간을 사용하고 있는 패턴을 기록하기 위해 위와 같은 스프레드시트를 만들어서 기록함
    • 일자별, 시간대별로 어떤 업무를 했는지, 업무의 테마와 상세한 내용, 업무 중요도, 작업 환경(이어폰, 제로콜라, 일어서서 일을 했다 등), 집중력, 메모로 기록했음
    • 실시간으로 기록하지 않고, 퇴근 전에 몰아서 또는 점심 시간 전에 집중력이 어떠했는지 기록했음. 주관적인 부분도 존재하지만 비슷하게 기록하려고 노력함
  • 2017년에 이 방식으로 시간을 어떻게 사용하고 있는지 파악했음(이미지의 일자는 예시를 위해 임의로 23년을 예로 들었음)
    • 약 2주 정도 기록을 하니 패턴이 발견되었음
    • 일종의 데이터 분석을 했는데, 집중력이 “상”일 때 어떤 특징이 있나 확인했음



제가 집중력이 “상”일 때

  • 제로 콜라를 마시고 일어서서 할 때 집중이 높음
  • 오전보단 오후에 집중력이 높음
  • 마감이 직전일 때 집중력이 높음
  • 몰입하고 싶은 즐거운 업무(데이터 분석)일 때 집중력이 높음
  • 갑자기 해야 하는 일이 들어오는 경우 집중력이 낮아짐
  • 참고로 위 내용이 인과 관계라는 의미는 아님. 기록한 데이터에 대한 단순한 GROUP BY



깨달음 & Action Item

  • 시간 관리를 해야겠다고 다짐할 땐 집중력 “상”이 적을 것이라 생각했는데, 막상 기록해서 보니 집중력 “상”이 꽤 많았음. 단지 인지하지 못했을 뿐이였음(인지 편향)
    • 단, 너무 상이 많은 것이 아닐지(집중력 중을 상으로 판단해야 했던 것이 아닐까 등)도 생각해보며 점점 데이터의 퀄리티를 높임
  • 집중력이 “상”이고 싶을 땐, 집중력 “상”일 때의 상황을 의도적으로 만들어서 집중력이 높아지는지 확인해봄
    • 집중할 때의 Status를 정의하고 그 환경을 만들고 실행하니 집중력이 더 높아짐
    • 이와 비슷하게 특정 카페에서 일을 하거나 특정 업무를 하기 전에 진행하는 의식(?)이 있으면 더 잘하는 것을 느낌



이슈

  • 처음엔 기록하는 것이 좋았으나, 지속성이 어려움
    • 지속성이 어려워서 필요할 때마다 2주 단위로 진행하는 식으로 파악
  • 회사를 다니는 시기엔 일을 해야만 하는 것들이 많아서 크게 이슈가 되지 않았으나, 퇴사 후 혼자 일을 하면서 시간 관리를 더 잘 진행해야 하는 상황이 생김
  • 비슷하게 스프레드시트에 기록했으나, 일할 시간도 부족한데 이런 내용을 기입하는 시간마저 아쉬운 생각이 들었음
    • 자동으로 집중력을 측정해주는 것은 없을까?
    • 데이터를 자동으로 기록하는 것을 찾아보자
    • 데이터 로그 설계처럼 하면 좋지만 이왕이면 자동화가 되면 더 좋겠다란 생각이 들었음
    • 시간 관리 SaaS를 많이 사용하며 어떤 것이 맞는지 확인함



Rize 소개

  • Time Tracking SaaS로 검색하면 여러가지 제품이 나오는데, 많이 사용해보고 Rize라는 제품을 선택
  • Rize는 제가 필요로 한 Time Tracking 기능이 모두 존재했음
    • 컴퓨터에서만 사용할 예정
    • 자동으로 데이터 수집
    • 적당한 커스터마이징(유튜브를 상황에 따라선 학습으로 쓸 수도 있고, 때론 휴식용으로 쓸 수 있음)
    • 방해되는 앱을 킬 경우 알람
    • 회고를 하기 위한 데이터 정리
  • 사용해보고 너무 좋아 주변 지인들에게 추천하고 있는 도구
  • Rize가 집중하는 3가지 주요 미션
    • 1) 시간을 효율적으로 사용할 수 있게 한다
    • 2) 집중력을 향상시킨다
    • 3) 재충전을 위한 업무 습관을 형성한다



Rize 가격

  • 연간 구독을 할 경우 월 9.99달러
  • Rize 초대 링크를 통할 경우, 첫 3개월은 25% 할인을 받을 수 있으며, 앱을 설치한 후 레퍼럴 코드에 “D64DE7”를 명시하면 첫 달 무료로 사용할 수 있음
    • Referral code : D64DE7
    • 첫 3개월 25% 혜택은 제가 공유드린 링크를 통해 다운로드해야 가능해요
    • RIZE 앱을 설치하고, 온보딩 후 크롬을 사용한다면 크롬 Extension을 설치하면 더 자세한 데이터를 확인할 수 있음



이런 분이라면 Rize 사용을 생각해보세요

  • 1) 시간 관리를 데이터 기반으로 진행하고 싶은 분
  • 2) 개인 사업자, 대표 등 시간 관리가 매우 필요하다고 생각하는 분
  • 3) 자신의 생산성을 더 개선시키고 싶으신 분



Rize 화면 소개

  • (1) : 당일의 위젯. 이 글을 작성하는 23년 12월 2일의 Work Hour는 3시간 55분
  • (2) : 제일 핵심인 부분. Rize를 사용하며 많이 볼 부분으로 시간대별로 어떤 Activity를 했는지, 어떤 Project인지, 어떤 Sessions인지, 연동한 구글 캘린더 정보를 보여줌
  • (3) : 해당 일자(2023-11-24)의 Daily Summary를 알려줌. 하루에 얼마나 일했으며, 얼마나 Focus하고 미팅을 얼마나 했는지, 어떤 카테고리를 많이 사용했는지를 확인할 수 있음
  • (4) : 앱을 사용하는 이 순간 Tracking 여부. 우측엔 음악을 재생할 수 있는 기능이 있음(로파이, 재즈 등)



Activity

  • Activity는 Rize가 자동으로 수집하는 데이터를 기반으로 자동으로 카테고리를 나눈 것
  • 마우스 오버를 할 경우 대략적인 데이터를 확인할 수 있음
  • 해당 시간대를 클릭하고 View Details를 확인하면 자세한 데이터를 확인할 수 있음

  • 해당 시간에 어떤 것을 많이 사용했는지, 그리고 그것의 분류를 알려줌
    • 유튜브를 통해 학습을 했기에 Study로 카테고리화가 됨
    • 만약 잘못 카테고리가 되었다고 판단하면 직접 카테고리를 수집할 수 있음(이를 Tracking Rule이라 부르는데 설정에서 자신의 스타일대로 수정할 수 있음)
      • 예를 들어 Amplitude여도 URL의 분기에 따라 Data QA라고 만들 수도 있고, Data Analytics로도 할 수도 있음. 카테고리를 자신이 생성할 수도 있음

  • 카테고리 탭에 가면 하루에 어떤 것을 했는지 확인할 수 있으며, Activity Log를 클릭하면 어떤 것을 했는지 로그를 확인할 수 있음



Projects

  • 어떤 프로젝트를 하고 있는지 작성하고, 이 프로젝트를 진행한 시간을 확인할 수 있음
  • 나중에 수동으로 프로젝트를 적용할 수도 있으며, Session에서 Focus 할 때 어떤 프로젝트를 한다는 것을 명시할 수도 있음
  • 프로젝트 이름의 … -> View를 클릭하면 Week, Month, Year 별로 이 프로젝트를 할 때 어떤 카테고리, 어떤 앱/웹을 사용했는지 알 수 있음
  • 주당 이 프로젝트를 몇 시간 해야한다 등을 측정할 수도 있으며, 클라이언트 할당을 해서 나중에 클라이언트에게 시간당 금액을 청구할 때도 사용할 수 있을 것



Sessions

  • Session은 Focus, Meeting, Break 3가지로 설정할 수 있음
    • Focus : 집중, Meeting : 미팅/회의, Break : 휴식
    • 이 3가지를 유저가 직접(Manual) 실행할 수도 있고, Rize가 자동으로 Focus라고 판단하기도 함
    • 구글 캘린더를 연동해서 특정 키워드가 있을 때 Focus, Break로 설정할 수도 있으며 미팅이 있을 경우에도 자동으로 미팅으로 기록해줌
    • Focus엔 세션의 퀄리티 점수와 집중한 시간이 나오며, 방해한 작업이 무엇인지도 알려줌(해당 시간엔 슬랙과 카카오톡)



Calendar

  • 구글 캘린더를 연동할 수 있음
  • 구글 캘린더에 미팅이나 할 일을 기록하고 그 내용을 토대로 Session이 기록되도록 하는 방식으로 활용하며, Rize 앱에선 캘린더 정보를 볼 수만 있으며 수정이나 삭제는 불가능함(저는 삭제나 수정은 구글 캘린더에서 진행)



Rize 핵심 기능

1) 활동 추적

  • 현재 Active 되어있는 창의 정보를 받아와서 시간대별로 무엇을 했는지 기록함
  • 이 부분은 스프레드시트에서 시간대별로 직접 데이터를 수기 입력했던 것을 자동화한 부분

  • 설정 - Tracking Rules로 이동하면 특정 앱, 웹을 카테고리로 나눌 수 있으며 URL이나 App의 이름을 기준으로 카테고리를 설정할 수 있음
  • 구글 캘린더의 제목이나 정보에 #rize-focus, #rize-meeting, #rize-break를 기입하면 자동으로 Session을 생성함



2) Timer - Focus

  • Timer로 이동하면 유저가 직접 Focus, Break, Meeting으로 설정할 수 있음
  • 단축키도 있어서 Timer로 진입하지 않아도 바로 실행할 수 있음

  • 프로젝트 설명, Duration(시간), 음악, 카테고리를 설정할 수 있음

  • 실행한 후 남은 시간을 알려줌



3) 음악 재생

  • 2가지로 백그라운드 음악을 실행할 수 있음
    • Focus Session을 실행할 때
    • 프로그램 하단에서 실행
  • 23년 12월 기준 Spotify 연동을 계획 중에 있음



4) 프로젝트 할당

  • 프로젝트를 생성해서 프로젝트마다 시간을 얼마나 사용했는지 확인할 수 있음
  • 동시에 프로젝트 여러개를 진행하고 있다면 세부적으로 나누면 유용함
  • 프로젝트 하위에 Task도 존재



5) 불필요한 일 알람

  • Focus 모드일 때 불필요한 일이라고 판단하는 것은 Alert 메세지를 주며 집중하라고 권함
  • 이 알람도 설정에서 커스텀하게 수정할 수 있음



6) 목표 설정

  • 목표 탭에 들어가면 목표를 설정할 수 있음
  • 매일 미팅을 2시간 이하로 한다거나 매일 2시간 이상 Focus를 한다거나 등 여러가지를 설정하고 확인할 수 있음

  • 위와 같은 Goal Template이 존재하며 아직 Goal에 대해선 자유도가 높진 않음



7) 메일로 레포트 제공(Daily, Weekly)

  • Rize를 사용하면 Daily Report, Weekly Report를 전송해주는데 이 기능이 정말 유용
  • 이정도로 자동화가 되어있다면 고객이 좋은 가치를 느끼겠다라고 생각함
  • Weekly PDF를 자주 보는데, 일부만 공유



Rize를 사용하는 흐름

  • 컴퓨터를 킬 때 항상 Rize 실행
    • 게임하거나 다른 일을 해도 그냥 기록함. 컴퓨터하는 시간 전체를 기록하고 싶기 때문
  • 까먹지 말아야 하는 일정은 구글 캘린더에 추가



핵심 단축키 숙지

  • 스타크래프트를 할 때 단축키를 열심히 외웠는데(?) 이것처럼 단축키를 숙지해서 빠르게 컨트롤
  • Global Keyboard Shortcut 설정
    • Rize 앱을 빠르게 실행할 수 있는 단축키

  • Rize -> Device Setting -> Customize Global Keyboard Shortcut
  • 저는 command + '로 글로벌 키 변경함(Mac에서 ; 우측에 있는 키)
  • command + '로 Rize 실행한 후
    • Tracking이 꺼져있으면 command + p를 누르고
    • Focus를 하고 싶으면 command + f를 누름. 쉬고 싶으면 command + b
    • 자세한 설정을 하지 않고 바로 Focus를 하고 싶으면 command + shift + f
    • 윈도우는 command = ctrl



시간 관리 회고

  • Weekly Report를 받아본 후, 어떤 것을 개선해야 할까에 대해 시간 관리 회고를 짧게라도 진행함
    • 이번 주엔 얼마나 집중했고, 다음 주는 어떻게 하고 싶은가?
    • 어떻게 더 잘 진행하고 싶은가?
    • 이걸 위해 무슨 Action을 해야할까?
  • 시간의 패턴이 있는가? 데이터 분석 진행
  • 시간 관리 원칙 만들기 : 나만의 시간 관리 원칙이 생기고 있을텐데, 회고를 하며 그 원칙을 명시적으로 업데이트함



제 시간 관리 원칙 일부

  • 시간 관리 원칙 일부만 공유하면
  • 1) 하루에 1시간의 여유 시간 확보
    • 내가 예상한 일이 예상처럼 되는 일이 없을 수 있기에 여유 시간을 확보
    • 만약 예상한 일을 모두 다 진행했으면 그 시간은 자유 시간으로 활용하거나 휴식을 취함
  • 2) 1주일에 약속은 최대 3개
    • 업무를 할 시간이 부족하면 왜 그런가 생각해보기
    • 제 경우 약속이 너무 많은 경우 집중이 어려웠음. 그렇기에 1주일에 외부 약속은 최대 3개 정도를 설정하려고 노력함(시기에 따라 다를 수 있음)
    • 업무 미팅은 제외한 친구를 만나거나 커피챗하는 약속이 이 원칙을 따름
  • 3) 단, 점심 약속은 환영
    • 하루를 늦게 시작하는 것을 방지하기 위해 점심 약속은 환영
    • 12시에 점심을 먹기 위해 나가는 경우 하루를 더 잘 사용하는 패턴을 발견했음
  • 4) 운동하는 시간은 절대 포기할 수 없는 시간
    • 운동할 시간을 빼는 것보단, 운동을 꼭 진행할 수 있도록 시간 확보
  • 5) 늦어도 2시엔 취침, 9시 20분엔 기상
    • 꾸준한 습관을 유지하기 위해 취침, 기상 시간을 관리하기
    • 막연하게 오래 자는 것은 방지하기
  • 6) 동시에 진행하는 프로젝트는 최대 3개
    • 동시에 진행하는 프로젝트가 많아질 경우 시간 관리가 되지 않고 프로젝트에 끌려다닐 수 있음
    • 이런 경우를 방지하기 위해 프로젝트의 수를 조절하려고 함
  • 7) 연속 3개의 미팅을 진행하면 잠깐 쉬기
    • 미팅을 3개 연속하면 에너지 레벨이 낮아져서 그 다음에 어떤 일을 해도 효율이 낮음. 이를 방지하기 위해 의도적으로 휴식을 넣어두기
  • 8) 나의 가치는 생산성으로 측정할 수 없다
    • 자신의 가치를 생산성, 효율성으로 판단하는 경우가 있는데, 이 지표가 높아야 나의 가치가 높은 것은 아님
    • 자신이 감당할 수 있는 상황에서 최선의 생산성을 내는 것이 핵심이며 의도적으로 쉬는 시간(휴식 및 충전)을 배치하는 것을 추천
    • 중요한 것은 내가 잘 살면서 시간을 컨트롤하는 것



마무리

  • 사람마다 자신의 시간 관리 방법이 존재할 것
    • 이 글은 데이터 과학자 입장에서 데이터 기반으로 시간 관리를 어떻게 했는지를 작성한 글
    • 여러분들의 방법을 찾아보고, 이런 방법도 있구나 정도로 이해해도 좋음
  • 생산성 SaaS를 활용해서 자신의 생산성을 개선하는 시도를 해보시는 것도 추천
  • Rize 초대 링크를 사용할 경우, 첫 3개월은 25% 할인. 앱을 설치한 후 레퍼럴 코드에 “D64DE7”를 명시하면 첫 달 무료로 사용할 수 있음
    • 저는 Rize Amabassador 프로그램에 참여하고 있으며, 이 글을 경유해 Rize에 가입하시면 수익의 일부를 얻게 되어있습니다
  • 시간 관리 원칙은 꼭 만들어보는 것을 추천



참고 자료



글 작성하는데 걸린 시간 : 3시간 3분

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